Tietosuoja- ja rekisteriseloste

Tietosuojainfo

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (”asetus”) soveltamisen alkaessa tämä tietosuojainfo korvaa aiemmat rekisteriselosteemme. Asetuksen mukaisesti haluamme informoida sivustomme ja palveluidemme käyttäjiä (jäljempänä ”asiakas”) henkilötietojen käsittelystämme tiiviisti esitetyssä, läpinäkyvässä, helposti ymmärrettävässä muodossa selkeällä ja yksinkertaisella kielellä. Mikäli alla olevien tietojen lisäksi tietosuojakäytänteistämme herää kysymyksiä, pyydämme olemaan rohkeasti yhteydessä.

1. Rekisterinpitäjä

Vantaan Uusyrityskeskus ry / YritysVantaa
Elannontie 3, 01510 Vantaa
Y-tunnus: 1084270-3
Puh. (+358) 010 423 2320

2. Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö

Tätä tietosuojainfoa koskeviin kysymyksiin vastaa tietosuojavastaavamme Marketta Korhonen, puh. 010 423 2322.

3. Henkilörekisterimme

Käsittelemme asiakkaidemme henkilötietoja eri tarkoituksiin ja näin ollen osin eri rekistereissä.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti asiakassuhteen hoitamiseksi, mutta myös raportointiin/tilastointiin sekä tiedottaaksemme ja markkinoidaksemme toimintaamme. Käsittelemme tietoja sopimuksen täyttämiseksi (yritysneuvonta), lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi ja oikeutetun edun perusteella (raportointi/tilastointi) sekä suostumuksen perusteella (markkinointi). Saatamme lähettää asiakkaillemme myös asiakaspalautekyselyjä, joiden tuloksia voimme käyttää toimintamme kehittämiseksi.

Kootusti voidaankin sanoa, että oikeutettu etumme koskee erityisesti tietoisuuden lisäämistä toiminnoistamme, toimintojemme kehittämistä sekä toimivien yhteistyöverkostojen ylläpitämistä.

5. Henkilötietoryhmät

Yritysneuvonnassa voimme käsitellä seuraavia tietoja asiakkaistamme:

Nimi
Kotiosoite
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Yritysidea/y-tunnus
Yllämainitut tiedot kirjataan ajanvarauksen yhteydessä ajanvarauskalenteriin, josta ne siirretään Nestor-asiakasjärjestelmään.

Yritysneuvonnassa lisäämme asiakkaan tietoihin ensimmäisessä tapaamisessa myös seuraavia tietoja:

Sukupuoli
Syntymävuosi
Kotikunta
Kansalaisuus
Neuvontakieli
Koulutusluokka
Työllisyystilanne
Mistä kuullut YritysVantaan palveluista
Toimivien yritysten y-tunnus, rekisteröimispäivämäärä sekä yrityksen yhteystiedot, jotka siirtyvät automaattisesti Yritys- ja yhteistietojärjestelmästä (YTJ).

Lisäksi kirjataan muistiinpanoja asiakastapaamisesta ja yritysideasta, mahdolliset asiantuntijalähetteet ja asiakkaan liiketoimintasuunnitelma.

YritysVantaan tapahtumiin ilmoittaudutaan Lyyti-palvelun kautta, jota voidaan käyttää myös tapahtumiin liittyvään kommunikointiin. Ilmoittautumisen yhteydessä kysytään asiakkaan nimi, sähköpostiosoite, sekä mahdollisesti kyseiseen tapahtumaan liittyviä tapahtuman järjestämisen kannalta edellytettäviä yksityiskohtia. Asiakkaalta voidaan kysyä palautetta tilaisuudesta sähköpostitse, Lyyti- tai vastaavan työkalun kautta. Osaan tapahtumista voi ilmoittautua myös suoraan esim. asiakasneuvojalle sähköpostitse.

6. Tietolähteet

Käsittelemämme tiedot saamme lähtökohtaisesti asiakkaalta itseltään. Toisaalta esimerkiksi henkilökuntamme käyttää tarvittaessa julkisia tietolähteitä (kuten PRH ja YTJ). Jos asiakkaalla on jo yritys-/y-tunnus, yrityksen tiedot (rekisteröimispäivämäärä, yhteystiedot ja TOL-luokitus) siirtyvät rekistereihimme YTJ:stä. Kun asiakas on perustanut tai lopettanut yrityksen, kyseiset tiedot siirtyvät PRH:n kaupparekisteristä rekistereihimme. Tarvittaessa saamme tietoja (asiakasta tästä informoiden) eri sidosryhmiltämme (mm. TE-toimistot, Finnvera ja asiantuntijamme)

Olemme Perustamisoppaan latauksen yhteydessä antamallasi suostumuksella voineet lisätä tietosi uutiskirjeemme saajaksi. Perustamisopas on voitu ladata Suomen Uusyrityskeskusten tai Suomen Yrittäjien sivuilta.

7. Henkilötietojen vastaanottajat ja käsittelijät

Asiakas voi halutessaan antaa suostumuksen liittyä Suomen Yrittäjien paikallisjärjestön jäseneksi, jolloin asiakkaan tiedot luovutetaan Suomen Yrittäjille.

Lisäksi tietoja ja yritysideaa voidaan käsitellä asiakkaan tarpeiden mukaisia toimenpiteitä varten TE-toimiston, Finnveran, asiantuntijoidemme tai muiden vastaavien toimijoiden kanssa.

Hyödynnämme palveluntarjoajiemme järjestelmiä asiakkaidemme palvelemiseksi. Asiakkaidemme tietoja voidaan siten käsitellä ainakin seuraavissa palveluissa: Lyyti (tapahtumien ilmoittautuminen, muistutukset ja palautekyselyt)

8. Tietojen siirto

Tietoja ei siirretä toimestamme EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Markkinointilupa

Asiakas voi halutessaan liittyä YritysVantaan postituslistalle antamalla kirjallisen suostumuksen asiakastietolomakkeella. Jos YritysVantaan päätoimialueella (Vantaa) asuva henkilö on ladannut Perustamisoppaan www.perustamisopas.fi-sivuilla ja antanut markkinointiluvan, hänen sähköpostiosoitteensa lisätään YritysVantaan postituslistalle. Asiakkaille voidaan satunnaisesti lähettää muuta yrittäjyyteen liittyvää materiaalia myös postitse tai sähköpostin välityksellä.

10. Henkilötietojen säilytys

Käsittelemme henkilötietoja kunkin käyttötarkoituksen mukaisesti ja ajan. Haluamme muistuttaa, että esimerkiksi meitä sitovat raportointi- ja tilastointivelvoitteet saattavat edellyttää tietojen säilyttämistä myös yritysneuvonnan päättymisen jälkeen. Lisäksi asiakkaiden on hyvä huomioida, että saatamme säilyttää tarvittaessa tilastoinnin kannalta oleellisia tietoja niin, että asiakas ei ole niistä tunnistettavissa suoraan tai välillisesti.

11. Henkilötietojen käsittelyn suojauksen periaatteet

Käsittelemme asiakkaidemme henkilötietoja lähtökohtaisesti suojatuissa tietojärjestelmissä, joissa käyttöoikeus edellyttää mm. käyttäjätunnusta ja salasanaa. Käyttöoikeus myönnetään rekisterinpitäjän henkilökuntaan kuuluvalle, jonka asemaan ja tehtäviin mainittu käyttöoikeus liittyy. Sähköisessä viestinnässä (esimerkiksi sähköposti) pyrimme asianmukaisin toimenpitein varmistamaan riittävän tietosuojan tason. Asiakastietolomakkeitamme säilytetään lukituissa tiloissa.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Oikeus saada pääsy henkilötietoihin:

• asiakkaamme voi olla meihin yhteydessä ja tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu

Oikeus tietojen oikaisemiseen:

• vaikka pyrimme eheään ja ajantasaiseen tietoon, asiakkaamme voi olla meihin yhteydessä ja pyytää, että virheelliset tiedot oikaistaan

Oikeus tietojen poistamiseen:

• mikäli käyttötarkoitus on päättynyt ja asiakas on esimerkiksi peruuttanut tiettyä käsittelyä varten antamansa suostumuksen, poistamme tiedot ja asiakkaalla on oikeus tätä meiltä myös vaatia

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen:

• asiakkaamme voi olla meihin yhteydessä ja tarkistaa, mitä tietoja hänestä on tallennettu

Vastustamisoikeus:

• olemme luoneet mekanismit, joilla asiakkaamme voivat vastustaa henkilötietojensa käsittelyä ja muistutamme myös siitä, että siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen (esimerkiksi markkinoinnin osalta) asiakkaallamme on aina oikeus vapaasti peruuttaa antamansa suostumus

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen:

• asiakas voi olla meihin yhteydessä, jos asiakas tarvitsee tietojaan muissa kuin meidän järjestelmissä ja pyrimme antamaan tiedot siten, että ne voidaan siirtää toiseen järjestelmään

13. Muuta huomioitavaa

Vaikka pyrimme toimimaan mm. asetuksen mukaisesti, tarvittaessa asiakas voi olla yhteydessä tietosuojavastaavaamme tai tehdä valituksen asianomaiselle valvontaviranomaiselle.

Pyrimme tietoja kerätessä informoimaan mitkä ovat vapaaehtoisia ja mitkä pakollisia tietoja. Lähtökohtaisesti ainakin edellä listatut tiedot ovat tarpeen yritysneuvonnan tai muiden palveluiden antamiseksi (sopimuksen/lain mukaisten velvoitteiden täyttämiseksi).

Emme käytä henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon (ml. profilointi).